Metode Kanban merupakan sebuah pendekatan populer di berbagai industri untuk mengelola alur kerja (serangkaian langkah atau proses yang diikuti dalam rangka menyelesaikan suatu tugas atau proyek). Metode ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi. Awalnya, metode ini dikembangkan oleh Toyota sebagai bagian dari sistem produksi. Hingga saat ini, Kanban telah berkembang menjadi metodologi yang diadopsi secara luas dengan fokus pada visualisasi pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang berjalan, dan mengoptimalkan proses. Pemahaman prinsip dan konsep Kanban dapat membantu dalam upaya menyederhanakan proses, meningkatkan produktivitas, dan mencapai hasil yang lebih baik, baik di bidang pengembangan perangkat lunak, manufaktur, manajemen proyek, atau bidang lainnya.
Prinsip utama Metode Kanban
1. Visualisasi Alur Kerja
Metode Kanban menggunakan representasi visual alur kerja melalui penggunaan papan Kanban. Hal ini memungkinkan tim untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang sedang berlangsung, mengidentifikasi hambatan, dan membuat keputusan yang tepat.
2. Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (Work In Progress; WIP)
Dengan membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan, tim dapat meningkatkan fokus, mengurangi multitasking, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Hal ini juga membantu dalam mengidentifikasi hambatan dan area yang perlu ditingkatkan. Pembatasan WIP dapat mencegah kelebihan beban, sehingga tim dapat mempertahankan alur kerja yang stabil dan meningkatkan efisiensi.
Kemampuan multitasking memang menjadi nilai tambah bagi individu. Namun, Metode Kanban lebih menekankan pada kolaborasi dan efisiensi sumberdaya (termasuk SDM) di dalam tim. Kemampuan multitasking tetap dibutuhkan dalam situasi tertentu ketika pekerjaan telah didistribusikan secara proporsional sesuai dengan kapasitas individual dan tim.
3. Mengelola Alur Kerja dan Siklus
Mengelola alur kerja mencakup pemantauan pergerakan item pekerjaan (atau tugas) dan memastikan penyelesaian pekerjaan dengan lancar dan berkelanjutan. Siklus mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas dari awal hingga selesai. Dengan secara aktif mengelola alur kerja dan siklus, tim dapat mengidentifikasi aspek-aspek yang perlu ditingkatkan dan mengoptimalkan proses.
Kanban Board dalam WebApp birokrasi.id
Pada dasarnya, siklus tugas divisualisasikan menjadi 3 bagian, yaitu TODO, WIP, dan DONE. Ketiga bagian ini mewakili pengelompokan tugas menjadi kategori tugas yang akan, sedang, dan telah dilaksanakan. Seiring dengan pengadopsian metode kanban di berbagai sektor, siklus tugas dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan jenis pekerjaan menjadi Ready, WIP, Review, dan Done seperti ditunjukkan pada gambar di atas. Dengan demikian, perkembangan pelaksanaan proyek dan tugas dapat terpantau.
Komentar