Dengan Metode Kanban, siklus proyek dapat menggunakan konsep dan terminologi dalam Kanban yang dibahas dalam artikel ini.
1. Kanban Board
Kanban Board adalah representasi visual dari alur kerja. Biasanya terbagi menjadi kolom-kolom yang mewakili berbagai tahapan pekerjaan. Hal ini memungkinkan tim untuk melacak dan mengelola kemajuan tugas, sehingga memudahkan untuk memvisualisasikan hambatan dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.
Pada dasarnya, Kanban Board mencakup 3 bagian, yaitu TODO, WIP, dan DONE. Ketiga bagian ini mewakili pengelompokan tugas menjadi kategori tugas yang akan, sedang, dan telah dilaksanakan. Seiring dengan pengadopsian metode kanban di berbagai sektor, Kanban Board dapat dikembangkan menjadi Ready, WIP, Review, dan Done. Dengan demikian, perkembangan pelaksanaan proyek dan tugas dapat terpantau sesuai dengan kebutuhan.
Kanban Board sebagai Visualisasi Alur Kerja dalam Manajemen Proyek dalam birokrasi.id
2. Backlog
Backlog adalah daftar semua item pekerjaan yang belum dimulai. Ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan tugas-tugas yang menunggu untuk diprioritaskan dan dijadwalkan untuk dieksekusi.
3. Item dan Kartu Pekerjaan (Tugas)
Item pekerjaan, atau disebut dengan kartu pada Kanban Board, adalah tugas individu atau unit pekerjaan yang perlu diselesaikan. Kartu ini biasanya berisi detail yang relevan seperti deskripsi tugas, penerima tugas, durasi, dan hal-hal lain tentang pelaksanaan tugas.
4. Siklus Waktu
Siklus Waktu merupakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau item pekerjaan. Memantau metrik ini membantu tim mengidentifikasi area peningkatan dan mengoptimalkan efisiensi.
Penerapan Metode Kanban dalam manajemen proyek memberikan representasi visual dari tugas dan kemajuannya. Manajer proyek dapat dengan mudah melacak dan memprioritaskan tugas, mengalokasikan sumber daya secara efektif dan efisien, dan mengidentifikasi hambatan atau area yang perlu ditingkatkan. Fokus Kanban pada perbaikan berkelanjutan dan kemampuan beradaptasi menjadikannya metode ideal untuk mengelola proyek dengan segala ukuran dan kompleksitas.
Siklus proyek dengan metode kanban juga dapat disesuaikan dengan sistem pelaporan pekerjaan, terlebih pekerjaan yang bersifat rutinitas. Pekerjaan rutin bukan berarti tidak ada evaluasi dan perbaikan. Seorang pimpinan dapat memecah pekerjaan rutin berdasarkan periode pelaporan, misalnya per triwulan. Evaluasi dan perbaikan menjadi syarat untuk senantiasa memantau kinerja pekerjaan rutin agar mempertahankan kualitas dan bahkan meningkatkan kualitas pekerjaan. Sebagaimana telah ditekankan dalam manajemen proyek (Baca arikel: Mengenal Manajemen Proyek & Tugas), prinsip-prinsip manajemen proyek sangat bermanfaat untuk diterapkan dalam perbaikan berkelanjutan menuju pencapaian hasil yang diharapkan.
Komentar